El 31 de marzo se vence el plazo para que las empresas actualicen sus bases de datos

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Una fecha crucial se acerca para las grandes compañías en el país, pues deberán actualizar la información en el Registro Nacional de Bases de Datos, Rnbd, de la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC. Este año el límite será el 31 de marzo, para las organizaciones tanto del sector público como privado, cuyos activos sean superiores a $4.979 millones.

Según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, el Registro Nacional de Bases de Datos, Rnbd, se encarga de exigir a estas organizaciones que periódicamente actualicen y entreguen ante la SIC el manejo de sus bases de datos.

En Asuntos Legales le contamos qué es lo que debe tener en cuenta sobre la normativa, el proceso de actualización y las sanciones que podría que enfrentar si no cumple con dicho reporte.

Normativa

Catalina Castellanos, asociada de Brigard Urrutia, aseguró que, con respecto a los plazos de actualización, estos pueden variar dependiendo de los cambios o transformaciones que surjan en las compañías.

Según la normativa, se entiende como cambios sustanciales aquellos que estén relacionados con actualizaciones o transferencias del banco de datos y los responsables de su manejo; los usuarios, canales de atención, el almacenamiento de los datos personales, cambios en las medidas de seguridad y políticas de tratamiento de datos del usuario o las transferencias internacionales de la empresa.

En este tipo de casos la Ley establece que las compañías deben actualizar estas novedades durante los primeros 10 días del mes luego de la ejecución de dichos cambios.

En caso de no presentarse ninguna novedad, esta actualización se debe llevar a cabo entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año y se debe actualizar, como mínimo, la información del número de titulares dentro de la compañía.

Con respecto a los reclamos de los titulares, y tras realizar la inscripción de estos, la normativa establece que la actualización se debe realizar dentro de los primeros 15 días de febrero y agosto de cada año.

Proceso de actualización

Para entregar la información que como empresa debe reportar ante la SIC, Nicolás Goissan, líder del área de protección de datos personales de OlarteMoure, explicó que es necesario que el titular de la empresa ingrese con su usuario y contraseña a la página del Rnbd.

Posteriormente, el titular de la compañía debe dirigirse a la sección de “inscripción de bases de datos” de la página. Allí podrá ver la totalidad de bases de datos reportadas, así como todas las versiones de las actualizaciones de esa base de datos.

En el registro de la última actualización aparecerá la opción de “modificar datos”. Una vez seleccionada esta opción deberá diligenciar los siguientes campos relacionados con el propósito y composición de la compañía: nombre, finalidades, número de titulares, norma que ordena la creación de la base de datos, información de los encargados del tratamiento, canales de atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento, tipos de información almacenada, medidas de seguridad de la base de datos, medio de almacenamiento de la base de datos, forma de obtención de la autorización. En caso de contar con todos los campos, deberá diligenciar la información sobre las transmisiones, transferencias internacionales, y las políticas de tratamiento de información tanto del responsable como de los encargados.

Una vez se ha incluido la totalidad de la información anteriormente expuesta, podrá finalizar el registro y de esta manera su base de datos quedará reportada en el sistema.

Sanciones

Ante el incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Mauricio Jaramillo Campuzano, socio de Propiedad Intelectual y Competencia en Gómez-Pinzón Abogados, señaló que las empresas podrían acarrear multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de los datos personales hasta por un término de seis meses.

Si luego de que se realicen estas suspensiones, la empresa no ha ejecutado las correcciones realizadas por la Superindustria, se procederá con el cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión y el cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.