El drama alrededor de las bases de datos

Sin embargo, nos hemos encontrado con que el asunto alrededor de las bases de datos va mucho más allá del afán y la premura de todas las sociedades para poder proceder a la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que, como ya sabemos, es el 9 de noviembre de 2016.

Queremos informar que, en todo caso, existe una alta probabilidad que esta fecha sea prorrogada hasta el 9 de noviembre de 2017, según el proyecto de Decreto publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que puede consultarse aquí en http://www.mincit.gov.co/descargar.php?id=79602

Y entonces, ¿cuál es el drama? Empecemos con las preguntas, con miles de respuestas posibles.

¿Los contactos que tiene en el celular proveído por la empresa a un comercial sería una base de datos y habría que inscribirla? Pues, en principio, todo pareciera indicar que, jurídicamente, así debe ser (¿?).

O, peor aún, ¿la libreta que tiene la secretaria, en donde, hasta con tachones, tiene la información de muchos de los clientes, proveedores, socios o empleados, es una base de datos y hay que inscribirla? Pues, nuevamente, pareciera que sí (¿?).

Para hacer más fácil la consulta de una base de datos para aquellos que no tienen computador, la sociedad procedió a imprimir la base de datos digital, que sí está inscrita. ¿La versión impresa es la misma base de datos que la digital, o debe inscribirse como una nueva? Otra vez, todo indica que debe inscribirse, pues no son iguales los mecanismos de seguridad para un archivo digital, que para un documento impreso.

La sociedad quiere invitar a los hijos de sus empleados a la fiesta de fin de año y, para tal fin, envía una tarjeta personalizada a cada uno. ¿Esa sería otra base de datos? ¿Y si son menores de edad, serían los dos padres quienes deben dar la autorización? Otra vez, a las dos preguntas pareciera haber una única respuesta: sí (¿?).

Afortunadamente, solo hay que inscribir las bases de datos de los proveedores, clientes, y otras 10 más, sea que estén en libretas, celulares, computadores, en la nube, y ya. ¿No?

Bueno, pues si la sociedad tiene o contrata un sistema de vigilancia con cámaras, debe inscribir otra base de datos. ¡Sí! Es que las cámaras recopilan imágenes que son, a su vez, datos de las personas. En el siguiente vínculo pueden encontrar la guía que para este fin preparó la Superintendencia de Industria y Comercio: https://issuu.com/quioscosic/docs/guia_vigilancia_2016

Resulta que la sociedad adquirió una base de datos, inscrita en el RNBD, razón por la cual se hace “encargado” de la misma. ¿Debe hacer el registro? Afortunadamente, no. Pero, recuerde que la autorización que dio el “titular de la información” fue para las políticas del vendedor de la base de datos, que es el “responsable”, así que tampoco es tan fácil asegurar que, como esta sociedad adquirió la base de datos, por ese simple hecho el “titular” autorizó su política.

Lo único que parece claro es que tenemos hasta el 9 de noviembre para inscribir la base de datos, y eso que, otra vez, es altísimamente probable que ni esto sea exactamente así.