Sustitución patronal en entidades de seguridad social

La sustitución patronal es una figura de origen legal a través de la cual los empleados se transfieren automáticamente de una entidad a otra como resultado de operaciones comerciales (como venta, fusión, escisión, o compra de activos). La ley y la jurisprudencia han señalado los requisitos para que opere la sustitución patronal: (i) un cambio de empleador por cualquier causa; (ii) continuidad en el desarrollo de las actividades del establecimiento; y (iii) continuidad en la prestación del servicio por parte del empleado. Esta figura busca garantizar que los negocios o transacciones realizadas por los empleadores no afecten las condiciones laborales de los empleados o la existencia de la relación laboral.

Aún cuando la norma es clara respecto a que la sustitución patronal no modifica las condiciones laborales, ni interrumpe la continuidad de la relación de trabajo, en la actualidad algunas entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud tienen su propia interpretación acerca de los requisitos y consecuencias que se derivan de está figura, en especial respecto a la forma en que deben reportarse y efectuarse los trámites para notificar el cambio de empleador. Por lo que en la práctica, la escasa reglamentación de esta figura en la seguridad social, deja al arbitrio de las entidades los requisitos para hacerla efectiva.

Actualmente, el trámite ante la gran mayoría de Entidades Promotoras de Salud (”EPS”) consiste en:

1. Notificar a la EPS a la cual se encuentre afiliado el trabajador el cambio de empleador.

2. Verificar que el nuevo empleador se encuentre inscrito en la EPS; en caso contrario deberá hacerlo antes de la fecha efectiva de la sustitución.

3. Afiliar al empleado a la EPS como trabajador del nuevo empleador.

4. A través del operador de información, el antiguo y el nuevo empleador deben reportar las novedades de retiro e ingreso respectivamente.

5. Realizar los trámites ante las EPS para validar que los empleados se encuentren afiliados como trabajadores del nuevo empleador (y no del antigüo).

El reporte de la novedad de retiro y subsecuente ingreso genera traumatismo para empleadores y empleados, quienes deben iniciar trámites administrativos desgastantes ante cada una de las entidades para garantizar la prestación de los servicios, el reconocimiento y pago de prestaciones económicas, el reconocimiento de la antigüedad o incluso correcciones por presunta “mora” en el pago de cotizaciones por parte del antiguo empleador.

Llama la atención la situación que se presenta con las EPS, pues algunas de estas entidades solicitan el reporte de distintas novedades a través del formulario único de afiliación y registro de novedades al Sistema General de Seguridad Social en Salud, lo cual evidencia la falta de uniformidad en la reglamentación.

Entonces, ¿cómo debería reportarse la sustitución patronal ante los operadores de información y cada una de las entidades para que este proceso resulte exitoso, o cuando menos no sea traumático o limite a los trabajadores en la cobertura asistencial y/o económica? Aún cuando la respuesta a este interrogante trasciende al alcance de este texto, es un llamado para que las autoridades competentes establezcan con claridad los procedimientos que deben seguir los empleadores ante el sistema de seguridad social para gestionar el cambio de empleador de los trabajadores cuando opera la sustitución patronal.

Por lo pronto y hasta tanto no se logre uniformidad sobre los requisitos y procedimientos que deben seguir los empleadores en este escenario el soporte documental de los trámites adelantados ante estas entidades son la mejor herramienta con que cuentan los empresarios para mitigar el impacto señalado.