Aplicación del artículo 185 del Código de Comercio

El artículo 185 del Código de Comercio establece que los administradores de la sociedad no ‘podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación’. De la redacción de este artículo surge la duda sobre cómo aprobar las cuentas sociales en los casos en que todos los socios o accionistas son administradores o empleados de la compañía, bien sea porque ejerzan el cargo principal o como suplentes.

La inquietud surge en principio en el caso de las sociedades por acciones simplificadas con un único accionista o en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada en las que solo existen dos socios que a su vez son administradores. Para el caso de las sociedades limitadas, es aún mayor el vacío legal que existe si se tiene en cuenta que en virtud del artículo 359 del Código de Comercio ‘las decisiones de la junta de socios se tomarán por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía’.

Otra duda que surge es qué sucede con los cargos de los suplentes quienes en principio solo actúan en caso de que haya una falta absoluta, temporal y accidental con las mismas facultades y limitaciones que el principal ¿aplica también la prohibición? La Superintendencia de Sociedades mediante Oficio 220-27206 del 7 de junio de 2001 estableció que ‘si el respectivo suplente no ejerció en ninguna oportunidad funciones como representante legal de forma temporal o definitiva […], sencillamente no se encontraría incurso en la prohibición de que trata el artículo en comento y por tanto podría votar la aprobación de los respectivos balances’.

Por otro lado, según Sentencia 800-76 del 30 de octubre de 2014 de la misma entidad, la aludida prohibición ‘tan solo podrá hacerse efectiva respecto de aquellos funcionarios suplentes que, dentro del período para el cual fueron designados, hayan ejercido labores de administración en reemplazo de las personas que ocupan los cargos principales’. Surge entonces la duda de que sucede en los casos en que un suplente ejerció el cargo por una sola vez dentro del periodo que fue elegido y posteriormente volvió a actuar el principal, ¿ya no podría votar? ¿Qué sucede en los casos de las sociedades de responsabilidad limitada que solo tienen dos socios y uno es el representante legal y otro el suplente, pero ambos ejercieron el cargo durante el periodo?

Para dar solución a esta situación, el artículo 38 de la ley 1258 de 2008 establece que en el caso de las S.A.S. se suprime la prohibición establecida en el artículo 185, por lo cual, el único accionista que es administrador puede aprobar todas las cuentas sociales, pero ¿qué sucede en el supuesto planteado de las sociedades de responsabilidad limitada? ¿Estarían los socios obligados a nombrar personas externas a la sociedad en los cargos de administración? Sobre este punto considero que, así como para las S.A.S. se estableció una norma expresa que suprime esta prohibición, debe establecerse lo mismo para las sociedades limitadas que se puedan ver incursas en este supuesto con el fin de que sus socios puedan ser administradores y no tengan conflicto alguno al momento de aprobar las cuentas sociales.

Ahora bien, en la práctica, dicha prohibición no tendría un efecto útil y no podría aplicarse en los casos en que se configure el supuesto planteado, de otra forma no podría haber aprobación de las cuentas sociales.