Tras varios años de práctica y desarrollo de la amigable composición como mecanismo de solución de conflictos, son varias las discusiones y vicisitudes que a hoy se siguen presentado en los procedimientos, lo cual no es del todo extraño, pues son trámites con un procedimiento autónomo propio, aunque sea un mecanismo de solución de controversias de naturaleza contractual.
Esta columna hace un breve retrato de algunos de esos avatares que se siguen presentado en los trámites de amigable composición, y de las lecciones de aprendizaje del día a día, que pueden contribuir al desarrollo y legitimidad de dicho mecanismo.
La notificación y el traslado de la convocatoria. En casos como el CCB 133298, por ejemplo, existieron reparos de la entidad pública convocada en punto con la notificación que su contraparte le hizo vía correo electrónico de la convocatoria de amigable composición, y en consecuencia sobre el inicio del conteo del término para formular su pronunciamiento, invocando la entidad que debían agotarse fases previas, como por ejemplo una fase de instalación del panel.
En este caso, el panel designado abogó por el respeto al procedimiento contractual, disponiendo que no procedían etapas, fases o procedimientos adicionales a los contractualmente previstos. Sin duda, es una decisión relevante en tanto protege la naturaleza contractual del mecanismo, y evita la aplicación de las reglas procesales propias de los procedimientos ordinarios, las cuales son impropias en la amigable composición.
La audiencia de apertura y la opción de presentar oralmente la disputa. Aunque las cláusulas de amigable composición de los contratos 4G y de varios contratos de obra pública que las replicaron no contienen una etapa de apertura del trámite de amigable composición en la que las partes o sus apoderados presenten el caso que someten a resolución del panel, lo cierto es que vía remisión al reglamento de los centros que administran los trámites, así como por voluntad de las partes en dichos procedimientos, resulta posible agotar dichas etapas (CCB 128788 y 128898).
Estas etapas son esenciales para dotar de organización al trámite y al mismo tiempo darle un norte. Eso sí, la presentación del caso no debe ser confundida con la etapa de alegaciones finales y tampoco con la etapa de pruebas, pues su finalidad no es otra que ilustrar al panel sobre el asunto que se somete a su decisión y no la de introducir alegaciones o anticipar la etapa probatoria.
La duración del trámite. Como quiera que el trámite de amigable composición tiene como base ser un procedimiento expedito y al tiempo tiene como fin evitar la paralización del contrato, estos procedimientos acostumbran a tener una duración contractual de 30 días. Ahora, sucede que varias de las controversias son justamente complejas, ameritando que el procedimiento tenga una mayor duración.
Como quiera que es un trámite de índole contractual, necesariamente ese periodo, si pretende ser ampliado o variado, debe ser ajustado por los representantes con facultades de las partes, o, en dado caso, los apoderados de las partes y el panel cuentan con la facultad de suspensión de términos. Lo cierto es que para evitar que cesen las funciones del panel por vencimiento del término de duración, lo propio será que desde a la audiencia de apertura se regularice esta eventualidad, en aras de evitar traspiés a lo largo del procedimiento y en su resultado.
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