Decreto 806 de 2020: El correcto uso del correo electrónico

El pasado 8 de octubre, dentro del trámite de acción popular relacionado con el financiamiento de Avianca, rad. 2020-854, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca emitió una decisión en relación con el artículo 3°.

¿Qué dispone el artículo 3°?

El artículo 3° regula lo relativo a los deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Este artículo dispone que es deber de todos los sujetos procesales informar a la autoridad judicial y a todos los demás sujetos procesales los canales digitales elegidos para los fines del proceso, pues ahora es un deber realizar las actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos.

Dicho artículo también dispone que, informado el canal digital por parte del respectivo sujeto procesal, desde dicho canal deberán originarse todas las actuaciones y a través de estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal.

¿Qué consideraciones contiene el fallo?

El problema jurídico que tuvo que resolver el Tribunal Administrativo era el relativo a la validez del envío de documentos por un sujeto procesal desde un buzón electrónico que no había sido el informado al despacho judicial para realizar actuaciones dentro del trámite judicial.

El Tribunal Administrativo advirtió que es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones a través de los canales digitales elegidos para los fines del proceso, y que desde allí se surtirán todas las actuaciones, salvo que exista un cambio previamente informando del canal digital.

Para el Tribunal Administrativo, la exigencia sobre el canal digital tiene como fin asegurar la confiabilidad en cuanto al contenido del mensaje de datos. El debido uso de canales digitales brinda certeza a los sujetos procesales y a los jueces sobre las condiciones aceptables legalmente en materia de emisión y recepción de la información judicial.

Otra de las finalidades de usar un canal digital determinado es ordenar el trabajo de las secretarías judiciales ante el alto volumen de datos que está circulando.

¿Sobre qué otros asuntos se pronunció el Tribunal Administrativo?

Curiosamente sobre la carpeta “spam”, dispuesta en los correos electrónicos para los correos basura o sospechosos.

El Tribunal Administrativo consideró que, si el envío de un mensaje de datos se hace desde el canal digital elegido, y este termina en la carpeta “spam”, resulta incuestionable que el despacho judicial debe aceptar la información contenida en el mensaje de datos como presentada oportunamente, pues se envió de acuerdo con las reglas procesales aplicables, y el error de que el correo haya llegado a la carpeta “spam” no es atribuible al usuario.

¿Qué lecciones quedan?

Varias: 1. Verificar siempre que se esté haciendo uso del correo electrónico informado, 2. Incluir confirmaciones de recibido y lectura de ser posible, y 3. Informar a los despachos judiciales todos los correos electrónicos de los integrantes del equipo jurídico que trabaje en un proceso, para generar seguridad, certeza, facilidad y agilidad en las comunicaciones entre sujetos procesales y los jueces.