Los gastos de viaje y los viáticos, una misma naturaleza

Muchas empresas han generalizado el tratamiento de ‘gastos de viaje’ y de ‘reembolso’ a sumas que requiere el trabajador para el cumplimiento de su labor fuera del lugar donde habitualmente presta el servicio. No obstante, la ley laboral no hace referencia alguna al concepto de ‘gastos de viaje’ sino de viáticos.

¿Cuál es la principal diferencia?

Los gastos de viaje no se incluyen como parte de la nómina del trabajador, no se registran en las cuentas contables asociados a la nómina y, por ende, no se tienen en consideración para ningún efecto laboral, ni como ingreso del trabajador para efectos de renta, como sí ocurriría con los viáticos. Por el contrario, estos son considerados gastos operacionales de la compañía (el empleador), y en este sentido, los pagos indirectos que esta hace quedan registrados en cabeza del tercero que factura el servicio (hotel, aerolínea, agencia de viajes).

Siendo conceptos con un tratamiento distinto, ¿dónde convergen?

Cuando se trata de gastos de viaje o viáticos permanentes. La DIAN, en Concepto No. 26040 de 2019, mencionó que los viáticos permanentes hacen parte del salario del trabajador y constituirán ingreso laboral sujeto a retención en la fuente, con base en el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016. Así las cosas, son viáticos, para todos los efectos legales, los gastos de viaje que son permanentes; los que en materia laboral además constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento.

¿Cuál es la actual posición jurisprudencial?

No existe en la actualidad una posición clara bajo que considere que los ‘gastos de viaje’ (diferente de viáticos) no sean legales; sin embargo, dado que la finalidad de las sumas entregadas es la misma (cubrir los gastos del trabajador para que preste los servicios fuera de su sede habitual) no es del todo descartable que pudiera considerarse que estos son realmente viáticos.

Tan es así que ya en la última jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia – Sala Laboral, al analizar un caso de viáticos modificó su posición, y analizó e incluyó dentro de sus consideraciones los soportes de los costos operacionales del empleador, e información como la facturación derivada de convenios con hoteles, restaurantes o empresas de transporte. Lo anterior, pues el concepto de viáticos no se desnaturaliza si se realiza a través de un sistema de pago indirecto.

¿Cuál es entonces el futuro de estos conceptos y el potencial riesgo?

Podríamos concluir que la diferencia tiende a dejar de existir, pues la jurisprudencia ya incluye en sus análisis (demanda por viáticos), el manejo contable, financiero y de facturación, propio del esquema de gastos de viaje; manejo que además no los desnaturaliza.

Así las cosas, el riesgo potencial es más evidente cuando son gastos/viáticos permanentes, pues tienen incidencia salarial (alojamiento y manutención), y tienen un impacto en los pagos laborales y de seguridad social del trabajador. Lo anterior, sin perjuicio de los cuestionamientos que la UGPP hace en sus investigaciones, en las que hace una revisión detallada de las cuentas contables y la nómina.