Reporte de cesantías y vacaciones en nómina electrónica

La nómina electrónica hace parte del sistema de factura y sirve al ejercicio de control de la autoridad tributaria al configurarse como el documento electrónico soporte de costos, deducciones o impuestos descontables derivados de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.

La nómina electrónica está compuesta por los valores devengados de nómina, deducidos de esta y el valor total de la diferencia. Se debe generar y transmitir para validación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.

¿Cómo se reportan las cesantías en nómina electrónica?

La inclusión de las cesantías en el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá hacerse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

En este sentido, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en que se realiza el gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de nómina electrónica.

¿Cómo se reportan las vacaciones en nómina electrónica?

Las deducciones en que incurran las sociedades que llevan contabilidad por el sistema de causación se entienden realizadas en el año o periodo gravable en que se causen, aun cuando no se hayan pagado.

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se causan en el período de un año y, por ello, esa erogación debe solicitarse como deducción en esa anualidad.

En este sentido, las vacaciones deberán incluirse en la generación de la nómina electrónica respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero y conforme con las calidades de cada sujeto obligado.

¿Cuál es la sanción por corregir el reporte de nómina electrónica?

A la fecha no hay sanciones vigentes por modificar el reporte de nómina electrónica debido a que, por interpretación de la autoridad tributaria expuesta en Oficio 914809 de 2021, las sanciones del artículo 616-1 del Estatuto Tributario no han sido reglamentadas y, hasta que esto ocurra, la norma aplicable es la Resolución Dian No. 013 de 2021.

De acuerdo con esta, la consecuencia de no generar el documento de nómina electrónica es que no existirá soporte válido para incluir en el impuesto sobre la renta los costos y deducciones derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina y que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.

¿Cómo se ajusta la información reportada en nómina electrónica?

La información reportada en nómina electrónica puede ser modificada por errores aritméticos o de contenido a través de las Notas de Ajuste; estas deberán ser generadas y transmitidas para validación dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se advierta el error por parte del sujeto obligado.