Firma electrónica en contratos de trabajo es una realidad

El pasado 5 de diciembre la ministra de Trabajo Alicia Arango anunció durante el “Taller de incidencias de los avances digitales en el Trabajo” la aceptación de la firma electrónica y la firma digital en los contratos de trabajo.

A través de una circular externa, que si bien ya está lista aún no ha sido publicada, el Ministerio del Trabajo regulará la firma electrónica y digital en los contratos de trabajo del sector privado.

¿Qué son las firmas electrónicas y digitales?
De acuerdo al Ministerio del Trabajo estas firmas permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. Cumplen la misma función y tienen el mismo alcance que la firma manuscrita.

Por su parte, el numeral 3 del Artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 del 2015 establece que la firma electrónica consiste en “(…) métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma (…)”.

¿Cuáles son las características de un contrato con estas firmas?
El contrato de trabajo debe contener como mínimo la siguiente información: i) identificación y domicilio de las partes; ii) lugar y fecha de celebración, iii) lugar de la prestación del servicio, iv) naturaleza del trabajo, v) salario y su forma de pago, y vi) duración del contrato.

Adicionalmente, deberán suscribirse dos ejemplares uno para el empleador y otro para el trabajador.

¿Tendrá algún costo?
El Ministerio del Trabajo, de manera expresa, plantea que la misma deberá ser de carácter gratuito.

¿Todo el contrato deberá estar firmado electrónicamente?
No, el Ministerio del Trabajo abre la posibilidad que ambas partes o solo una de ellas utilice la firma electrónica o digital.

¿Cuál es será la validez que tendrán estos contratos?
Toda. El ordenamiento jurídico otorga la misma validez y efectos jurídicos a la firma electrónica que la firma digital.

¿Está Colombia preparada para este avance?
Claro que sí. Incluso es una medida que se estaba esperando desde hace varios años, cuando la firma electrónica fue regulada en la legislación colombiana. Tal vez, fue en el campo del derecho laboral donde más se postergó la entrada de la firma electrónica.

De ahora en adelante, las empresas con domicilio en el extranjero no necesitarán designar un representante legal o apoderado para que firme los contratos de trabajo. Adicionalmente, las empresas con domicilio en una ciudad que deseen contratar personas en otras ciudades, también saldrán beneficiadas con esta medida.

Adicionalmente se espera que esta novedosa medida impulse el teletrabajo en Colombia el cual sigue siendo una meta del Ministerio del Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, carteras que desde hace un par de años han incentivado en conjunto esta modalidad de trabajo.