En Colombia, las compañías adquieren servicios o bienes de no obligados a facturar. Por ejemplo, por regla general, no suelen estar obligados a facturar los transportadores de empleados, los encargados de obras puntuales de mantenimiento, los mensajeros contratados para encargos específicos o los prestadores de servicios extranjeros, entre otros.
La prestación o venta de estos bienes y servicios dan lugar a gastos deducibles para las compañías. En el pasado, para deducir estos gastos, se expedían cuentas de cobros, las cuales servían de justificante. No obstante, recientemente, las normas fiscales regularon el “documento soporte”, necesario para deducir estos gastos si cumple con los requisitos establecidos en la ley.
¿Qué normas regulan el documento soporte y cuáles son sus requisitos
De conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, “cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos que el Gobierno Nacional establezca”. En virtud de esta facultad otorgada al Gobierno, de acuerdo con el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, este documento soporte deberá cumplir con los siguientes requisitos y condiciones:
(i) Denominarse expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
(ii) Tener la fecha de la operación que corresponderá a la fecha de generación del documento.
(iii) Contener el nombre completo o razón social y NIT del vendedor del bien o del servicio. Tratándose de extranjeros no inscritos en el RUT, se deberá indicar el número de identificación otorgado en el país de origen.
(iv) Contener el nombre completo o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
(v) Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva del documento soporte.
(vi) Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
(vii) Detallar el valor de la operación.
En resumen, en la práctica, este documento soporte se entendería como una auto-factura.
¿Qué formalidades adicionales debe cumplir el documento soporte?
Hay dos formalidades que deben ser tenidas en cuenta (i) es necesario obtener la resolución de documento soporte (de la misma manera en la cual se obtiene la resolución de facturación), y (ii) si es adquirente es un facturador electrónico, el documento soporte deberá también generarse de forma electrónica.
¿Cuál podría ser el objetivo o la finalidad del documento soporte?
Si bien la carga administrativa para las empresas podría ser mayor, debido a que además de facturar deben contar con el documento soporte por la adquisición de bienes y servicios a no obligados a facturar, este documento sirve para (i) informar a la Dian de las operaciones de los no obligados a facturar, con el fin de determinar si cumplen con sus obligaciones tributarias correctamente, sin exceder los topes establecidos por las normas aplicables, y (ii) evitar la defraudación del Fisco, a través de gastos inexistentes soportador en cuentas de cobro, sin el lleno de requisitos que permitan la trazabilidad del gasto.
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