Es de conocimiento general que, con la declaración del Estado de Emergencia para conjurar la crisis e impedir la extensión del virus covid-19, las empresas de diferentes sectores de la economía se han visto en la obligación de trasladar su operación a una modalidad de trabajo remota, reinventar su negocio y la forma de poner a disposición de los consumidores sus servicios.
En virtud de lo anterior, es evidente que el comercio electrónico ha sido el medio acogido por los diferentes empresarios y comerciantes para moverse, tanto a través de redes sociales, como mediante sus sitios web. Aunque es un mecanismo accesible, económico y de fácil manejo, trae consigo mayores deberes legales que los que se tienen al contar con un espacio físico de atención al público, sobre todo, en lo que a tratamiento y protección de datos personales se refiere.
¿Qué debe tener en cuenta para proteger su negocio en esta época?
A continuación, se presentan algunas recomendaciones que permitirán a los empresarios y comerciantes proteger su negocio en esta época digital en la que nos encontramos, particularmente, en el cumplimiento de unas garantías mínimas establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la cual mantiene el ejercicio de sus funciones de vigilancia y control como autoridad competente en materia de datos personales.
Es imprescindible conocer la legislación que regula el tratamiento y la protección de datos personales, tanto en Colombia como en los diferentes países a los que la plataforma de venta en línea tenga alcance, de lo cual resulte la adopción de medidas apropiadas, efectivas, útiles, oportunas y eficientes que le permita demostrar a la SIC el cumplimiento de lo exigido legalmente, ya sea en su actuar como responsable y/o como encargado del tratamiento de la información.
Dentro de los requisitos legales a los que se les debe dar cumplimiento se encuentran, entre otros:
• Contar con autorizaciones otorgadas por los titulares de la información para el tratamiento de la misma;
• Mantener prueba del consentimiento recibido;
• Contar con una documentación mediante la cual se le informe a los titulares de la información la forma en la que son tratados sus datos (política de privacidad) y en la que se describan los procedimientos internos utilizados durante todo el ciclo de tratamiento de los datos, desde su recolección hasta su eliminación o destrucción (manual de procesos).
De igual forma, en concordancia con las normas de protección al consumidor, se deben mantener mecanismos que permitan evitar la suplantación de identidad de los consumidores, identificando plenamente la persona que adquiere los productos utilizando los medios electrónicos dispuestos para el efecto, velando por el cumplimiento de los principios de acceso y circulación restringida, veracidad y seguridad, en los que se basa la normativa de datos personales.
Por último, la comunicación adecuada con los consumidores no es un aspecto que debe dejarse de lado, en la medida en que es crucial tener certeza que se cuenta con la autorización para remitir información publicitaria y de mercadeo por cualquier medio de contacto, así como atender oportunamente las solicitudes de no envío de este tipo de información por parte de los titulares de la información, so pena de recibir una sanción económica que ascienda a más de $300 millones.
Es claro que, con la integración de elementos como la legalidad, la privacidad, la ética, la seguridad y la responsabilidad demostrada en los proyectos de comercio electrónico, se asegurará que el proceso sea exitoso y cuente con la confianza en los consumidores.
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