¿Qué son y cómo funcionan los términos y condiciones en una empresa emergente?

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La creación de nuevas compañías trae consigo diferentes retos y aspectos legales que se deben tener en cuenta a la hora de su conformación para evitar dolores de cabeza. Esto puede presentarse con regularidad cuando los nuevos emprendimientos tienen fines de realizar ventas online o se dedican de lleno al denominado e-commerce, pues sus usuarios deben conocer y aceptar sus políticas de uso mediante los términos y condiciones.

El objetivo de este contrato vinculante es regular la relación que pueda surgir entre el cliente y la empresa, pues a partir de ese momento, quien visite las paginas web de la compañía, habrá aceptado los lineamientos de uso que esta exige.

En términos más específicos, el propietario del activo digital, o página web, deberá esclarecer al usuario las condiciones de uso de su servicio entre las cuales resaltan: uso del contenido (derechos de autor); normativa de interacción entre usuarios en la página web; y la reglas que define la compañía respecto a la suspensión o cancelación definitiva de la cuenta de determinado usuario.

Además, este contrato vinculante debe incluir siete aspectos principales que son obligatorios a la hora de solicitar la aceptación en internet. Como primera medida está la identificación de la empresa, punto que debe incluir la información completa respecto al titular del activo digital, con el fin de dar a los usuarios información veraz sobre quienes están al mando del e-commerce. En segunda instancia están los requisitos para contratar, lo cual responde a las descripciones de las condiciones mínimas con las que debe contar el usuario para suscribir el contrato, por ejemplo, vivir en un país donde las soluciones o servicios estén disponibles.

Siguiendo la misma línea está la descripción del servicio, la cual debe ser explicada con claridad y detallando el producto o servicio que se encuentra en la plataforma. Así mismo, las tarifas, como cuarto punto fundamental, y tal vez el que más importancia tiene dentro de este contrato vinculante, corresponde a informar sobre los precios para acceder a la prestación del servicio o producto, indicar si son valores con impuestos o si existen cargos adicionales. También se deberá señalar el momento en el que se indican las tarifas al usuario, en caso de que sea un servicio con recurrencia, es importante expresar el tiempo de duración, así como el método de pago y las consecuencias de la mora o no pago.

Otro de los puntos es la propiedad intelectual, en la que se deben incluir elementos con los que se conserve, en cabeza del empresario, todos los derechos de propiedad intelectual (derechos de autor, marcas, diseños industriales).

Adicionalmente, frente a este punto se recomienda enfatizar en que los usuarios no tienen derechos de explotación sobre la marca, el contenido o cualquier material protegido por las diferentes leyes que rigen la propiedad intelectual en todos sus términos.

Mientras que la limitación del servicio es un punto clave que deberá explicar cuáles podrán ser los escenarios en los cuales la plataforma digital deje de funcionar, así como brindar información de riesgos, la responsabilidad y sus exenciones.

Por último, uno de los puntos cruciales en esta materia será la legislación. Este responde a la comunicación que deberá tener el titular de la plataforma frente al usuario y explica la relación contractual que va a aplicarse. Este punto variará de acuerdo con la naturaleza del negocio, pues lo cambios que se exijan en la relación contractual dependerán de los productos o servicios que se ofrezcan.

Pablo Márquez, abogado experto en regulación y competencia y socio de Ecija, señaló que esta regulación contractual no solo se aplica en casos de plataformas digitales de comercio, también podrá hacerse efectivo en activos que contengan únicamente contenidos de entretenimiento.

“Esto se hace para evitar cualquier tipo de controversia jurídica que pueda salir en la página web”, señaló, no sin antes subrayar que los elementos que deben contener los términos y condiciones pueden variar de acuerdo con el tipo de sitio.

“Los sitios web son muy diferentes, si hay una página donde una persona está publicando su propiedad intelectual, como fotos propias o de terceros, lo ideal de este contrato es que se puedan evitar usos ilícitos de ese contenido”, añadió.

Lorenzo Villegas, socio de CMS Rodríguez Azuero y experto en las áreas de Tecnología, Medios & Comunicaciones, señaló que este contrato cuenta con una amplia diferencia respecto a la política de privacidad, pues esta busca regular el tratamiento de datos personales.

“El comercio electrónico, o en general cualquier comercio, cuenta con una regulación a través de los términos y condiciones, la diferencia es que, cuando se compra en internet, se debe contar con la aceptación previa. Eso es una norma de protección al consumidor”, dijo.

Este contrato, añadió, se hace efectivo para una protección de ambos bandos, tanto a la compañía como a los usuarios, pues la protección es un aspecto que incluye a todos los actores comerciales en cada una de las plataformas.