Los deberes frente a los PEP

Dentro del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (Sagrilaft) todas las contrapartes – accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, entre otros – son un factor del riesgo LA/FT/FPADM.

Tratándose de personas expuestas políticamente (PEP), bien sea nacionales, extranjeras o de organizaciones internacionales, los riesgos legales, reputaciones y de contagio pueden verse incrementados. Por este motivo, el Sagrilaft debe contener elementos tendientes a proteger a las Empresas Obligadas, en los términos del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades (el “Capítulo X”).

La debida diligencia es una de las principales medidas para prevenir y controlar el riesgo LA/FT/FPADM. Tiene como propósito obtener el conocimiento requerido por la Empresa Obligada para determinar los negocios, productos, áreas geográficas, volumen de transacciones, entre otros, de sus contrapartes para, de esta forma, identificar factores de riesgo, señales de alerta, riesgos, casos de monitoreo y control especial, entre otros.

Ahora bien, frente a los PEP, definidos recientemente en el Decreto 830 de 2021, la debida diligencia debe ser intensificada y debe brindarle a las Empresas Obligadas un conocimiento avanzado. Por mandato del Capítulo X, las Empresas Obligadas deben contar con mecanismos que permitan identificar a una contraparte o beneficiario final PEP y ser más estrictas e implementar mayores controles sobre este perfil de contrapartes.

La debida diligencia intensificada de los PEP debe ser extendida a sus cónyuges o compañeros permanentes, a sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil y a sus asociados cercanos, término también definido en el Decreto 830 de 2021.

De acuerdo con el Capítulo X, una debida diligencia intensificada debe (i) requerir la aprobación de un empleado o instancia de superior jerarquía para la vinculación de un PEP, (ii) establecer medidas razonables para identificar el origen de los recursos del PEP y (iii) realizar un monitoreo continuo e intensificado sobre la relación contractual.

Con fundamento en un enfoque basado en riesgos, la Empresa Obligada debe establecer los documentos y soportes que requiere al PEP dentro de la Debida Diligencia Intensificada, la cual aplica durante el ejercicio de las funciones del PEP y hasta los dos años siguientes a la dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia.

Por su parte, como contrapeso al deber de las Empresas Obligadas de llegar a un conocimiento avanzado, los PEP tienen también el deber de entregar la información relacionada con los nombres e identificación de sus familiares mencionados anteriormente, las cuentas bancarias del exterior sobre las que tengan derecho o poder de firma y los nombres e identificación de personas naturales o jurídicas, patrimonios autónomos o fiducias relacionados en el artículo 2.1.4.2.3 del Decreto 1081 de 2015.

Así las cosas, la Empresa Obligada debe cumplir con sus deberes relacionados con los PEP para evitar sanciones y, principalmente, protegerse de una exposición al riesgo LA/FT/FPADM y a los demás riesgos asociados. Para ello, los oficiales de cumplimiento y demás funcionarios e instancias a cargo deben priorizar el acatamiento del Sagrilaft frente a las dificultades para la consecución de los documentos que, en la práctica, la debida diligencia intensificada puede generar. Recuerden, la entrega de información es ahora una obligación para los PEP, no un favor o incomodidad para la relación comercial.