A unos pasos de completar el universo de documentos electrónicos

En Colombia desde el año 2017 la administración tributaria ha venido fortaleciendo el ecosistema de los documentos electrónicos, hoy contamos con facturación electrónica, documento soporte electronico con no obligados a facturar o emitir documento equivalente, nómina electrónica y a partir de 2024 de acuerdo con la resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023, empiezan a ser parte de este universo los documentos equivalentes electrónicos. Todo este ecosistema ha buscado la eficiencia, control y seguimiento por parte de la administración tributaria, generando que sus procesos tengan mayor nivel de detalle y transparencia.

¿Cuáles son los documentos equivalentes electrónicos?
Los documentos equivalentes a la factura de venta se encuentran establecidos en el Decreto 1625 de 2016, en su artículo 1.6.1.4.6 y corresponden:

• Documento equivalente electrónico (DEE) tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S
• DEE Servicios públicos domiciliarios
• DEE El tiquete de transporte de pasajeros
• DEE El extracto
• DEE El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros
• DEE La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
• DEE El documento en juegos localizados
• DEE El documento expedido para el cobro de peajes
• DEE El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores
• DEE El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities
• DEE La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos
• DEE La boleta de ingreso al cine

¿Cuándo inicia la migración del documento equivalente al ecosistema electrónico?

La última modificación a las fechas estipuladas en la resolución 000165 de 2023, fue realizada bajo la resolución 000119 de julio 2024, la cual amplio el plazo para los servicios públicos domiciliarios, el tiquete de transporte de pasajeros y el extracto, siendo esta el 01 de noviembre de 2024

Por el momento los demás Documentos equivalentes electrónicos, continúan con las fechas indicadas en la resolución 000008 del 31 de enero de 2024

Consideraciones adicionales de la resolución 000119 del 30 de julio de 2024

Como ya se venía mencionando bajo la resolución 000165, el XML del documento equivalente electrónico deberá ser transmitido a la DIAN en pesos colombianos y en idioma español y será este el que tenga efectos legales. En cuanto a la representación gráfica deberá contemplar los requisitos para cada tipo de documento equivalente y su idioma podrá ser en otro diferente al español y la moneda podrá ser distinta al peso colombiano.

Ahora bien, los contribuyentes obligados a emitir factura o documento equivalente electronico, tendrán la disposición libre de optar por expedir facturación electrónica de acuerdo con el análisis interno de su compañía, en cuanto a su operación, tamaño y necesidad.

Finalmente, en la búsqueda de la eficiencia y transparencia por parte de la DIAN con todo el universo de documentos electrónicos, es claro que para cada contribuyente se reflejara en una inversión tecnológica que se espera pueda tener resultados óptimos en materia operativa. Así mismo, es importante recordar que solo estos documentos serán válidos para la procedencia de costos y gastos deducibles en el impuesto de renta y como IVA descontable respecto del impuesto a las ventas.