La Ugpp tiene acceso a la información tributaria de todos los contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, tanto la contenida en la declaración de renta, como la reportada a la Dian en los medios magnéticos.
Adicionalmente, si consideramos que las sociedades y las personas naturales son sujetos fiscalizables, esto también las hace susceptibles de requerimientos de información. Por lo anterior, hay que apostar por acciones preventivas en el manejo de la información relevante para la Ugpp.
¿Qué cambios trajo la ‘Ley de Financiamiento’ en materia de información?
Uno de los principales cambios se centra en la ampliación de los sujetos que pueden ser sancionados por no envío de información. Inicialmente la Ugpp sólo podía sancionar a los ‘aportantes’ por no suministro, suministro extemporáneo, suministro incompleto o inexacto de información en el marco de un proceso de fiscalización; sin embargo, la Ley 1943 de 2018 permite sanciones a cualquier sujeto que no sea ‘aportante’ y no esté involucrado en un proceso de fiscalización. Esta modificación fue estratégica, puesto que, por la misma época se expidió el Decreto 2438 del 27 de diciembre de 2018, que regula el suministro de información a la Ugpp, por operadores públicos y privados de bases de datos.
¿Qué consecuencias traen los últimos cambios normativos en materia de información?
La Unidad tiene más ‘tentáculos’ para adelantar sus acciones de fiscalización, debido a que puede obtener información de cualquier operador de bases de datos y no sólo de los aportantes.
¿Qué actitudes preventivas deben asumir las sociedades en materia de información para evitar inconvenientes con la Ugpp?
•La remuneración laboral (salarial o no salarial) debe figurar por escrito, a través de documentos claros en su redacción, los cuales deben reposar en archivos que garanticen su reproducción digital.
•Debe existir coherencia en los conceptos que se utilicen para el registro contable del gasto laboral, los utilizados para los sistemas de nómina y lo establecido en los documentos en donde se pacta la remuneración del trabajador.
•Debe existir claridad en la información tributaria: cualquier incoherencia reportada a la Dian sobre el gasto laboral, también tendrá impacto con la Ugpp, ya que la información tributaria es insumo para adelantar acciones de fiscalización en materia de aportes.
Un referente de cómo llevar una contabilidad ajustada, con lo exigido por la Ugpp, es la Resolución 922 del 6 de julio de 2018. En ésta se regulan las características técnicas de la información solicitada por la Unidad a los aportantes fiscalizados.
•Es fundamental ser precavidos en el manejo contable del gasto atado al desempeño de las funciones del trabajador: transporte, gastos de viaje, viáticos; pues éste se registra en cuentas contables que no corresponden con el gasto laboral. Por ello, la dificultad se presenta cuando el beneficiario del pago registrado en contabilidad es el trabajador y no el tercero proveedor.
¿Cómo se blindan las ‘personas naturales’?
Conservando información en medios digitales, de aquellos gastos que puedan imputarse a los ingresos, con el fin de depurar su ingreso base de cotización (IBC), los cuales deben reunir los requisitos del Artículo 107 del Estatuto Tributario.
¿Cuál es el momento clave?
Cuando la Ugpp notifica ‘Requerimiento de Información’. En esta fase no solamente servirán las prevenciones señaladas, sino también el debido asesoramiento. Esto, debido a que la Ugpp tiene un lenguaje técnico específico, respecto a la forma y contenido de la información que requiere.
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