De los libros sociales, ¿cómo puedo…?

El Decreto 2270 de 2019, compila y actualiza los principios de contabilidad generalmente aceptados, el cual incluye en su Anexo 6 las “Normas de Aseguramiento de Información”, que antes se encontraban en el Decreto 2649 de 1993, cuyo objetivo es establecer las reglas para llevar los libros sociales. Este cuestionario da respuesta a cómo podemos:

¿Subsanar omisiones de datos?

El presidente y secretario de la respectiva reunión pueden asentar actas adicionales.

¿Aclarar o dejar constancia de decisiones?

Se hace un acta adicional aprobada por el órgano social o las personas designadas.

¿Corregir un error de transcripción?

Se hace anotación al pie de la página del acta en el libro o cualquier mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

¿Anular folios?

Se señala en los folios anulados, la fecha y causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación indicando su nombre completo.

¿Subsanar el acta por falta de presidente o secretario?

Cuando no sea posible conseguir la firma del presidente o secretario, en aquellas sociedades que cuenten con revisores fiscales, según el Art. 431 del C.Co, dichas firmas pueden suplirse con la firma del revisor fiscal, siempre y cuando el mismo haya asistido a la reunión. De lo contrario, se subsanan las decisiones en una nueva acta en donde se consienta expresamente incluir y aprobar dichas decisiones. La Supersociedades ha dicho que “los documentos que carecen de la firma del presidente y secretario de la reunión o en su defecto del revisor fiscal, no tienen el carácter de actas del máximo órgano social y, por tanto, no pueden ser esgrimidas como tales” (Oficio 220-021720 del 10/02/14).

¿Cómo reconstruir libros?

(i) Poner denuncio de pérdida, extravío o destrucción de libros ante las autoridades pertinentes; (ii) solicitar la inscripción en la Cámara de Comercio respectiva de los nuevos libros; (iii) la reconstrucción se debe hacer dentro de los seis meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, con base en las copias que reposen en la compañía o en poder de terceros (vr.gr. superintendencias, juzgados, notarías, cámaras de comercio); (iv) en caso de imposibilidad para la reconstrucción de la totalidad de las actas, representante legal, contador público o revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente. Cuando no se obtengan los documentos necesarios, se debe hacer un inventario a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos.

¿Cómo destruir libros?

Los libros podrán ser destruidos después de 20 años, contados desde el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Podrán ser destruidos después de 10 años, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico.

¿Cuál es el tiempo de conservación de los libros?

Cinco años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. El acta de destrucción de libros del art. 60 del C.Co, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio.